PENDAHULUAN
I. Latar Belakang Masalah
Perkembangan pendidikan di Indonesia dari tahun ke tahun terus berkembang salah satu faktor penyebabnya karena adanya kesadaran dari masyarakat akan pentingnya pendidikan untuk anak-anak mereka, semua itu terbukti dengan meningkatnya jumlah lembaga pendidikan di berbagai daerah dan menurunnya jumlah angka putus sekolah.
Banyaknya peserta didik dan juga lembaga pendidikan akan berdampak pada pengelolaan administrasi yang semakin komplek, yang akan menuntut adanya kelancaran dalam hal mengelola data pendidik (Guru), karyawan, peserta didik dan lain sebagainya.
Mengelola administrasi secara manual bukanlah solusi terbaik untuk dapat di aplikasikan pada jaman modern sekarang ini, karena akan membawa beban dan membuang-buang biaya. Mengelola administrasi secara komputerisasi atau sering disebut juga dengan e-administration atau administrasi berbasis komputerisasi. Adalah pilihan terbaik guna menunjang efektifitas dan kelancaran administrasi.
Permasalahan administrasi akan terasa dampaknya pada suatu lembaga pendidikan/sekolah yang tidak memiliki sarana prasarana dan sumber daya manusia/pengelola administrasi di lembaga itu. Dengan permasalahan itu penulis akan menjelaskan bagaimana permasalahan e-administration itu muncul.
II. Maksud Dan Tujuan
Maksud pembuatan makalah ini yaitu untuk mengetahui bagaimana permasalahan e-administration di lembaga pendidikan atau sekolah yang bertujuan menunjang kelancaran dalam mengelola data dan informasi yang berbasis komputerisasi. Permasalahan administrasi berbasis komputerisasi di lembaga pendidikan daerah diantaranya sebagai berikut :
1. Tidak adanya sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam menunjang kegiatan Administrasi berbasis komputerisasi terutama komputer dan internet.
2. Kurangnya sumber daya manusia yang berkualitas yang siap pakai.
III. Pembatasan Masalah
Pada pembuatan makalah ini penulis akan membatasi pembahasan makalah administrasi berbasis komputerisasi yang mencakup permasalahan dalam menerapkan administrtasi berbasis komputerisasi yaitu pada ketersediaan sarana prasarana dan sumber daya manusia di lingkungan lembaga pendidikan atau sekolah serta upaya meningkatkan layanan administrasi di sekolah/lembaga pendidikan.
BAB II
PEMBAHASAN
I. Definisi Administrasi Komputerisasi
1. Pengertian Administrasi
Perkataan administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “administrare”. Dalam bahasa Inggris perkataan administrasi itu adalah administration, yang dalam bahasa Indonesia mengandung arti melayani, memenuhi, mengatur, menyelenggarakan, suatu usaha atau suatu organisasi/lembaga dalam mencapai tujuannya secara intensif. Administrasi dapat diartikan sebagai usaha bersama untuk mendayagunakan semua sumber baik personil maupun meteril secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Pengertian Komputererisasi
Komputerisasi adalah “Pengembangan dari suatu system yang mulanya tidak menggunakan komputer menjadi sistem yang menggunakan komputer system manual atau penggunaan manusia lebih tidak efisien dan tidak efektif dikarenakan memakan banyak waktu dan biaya untuk mengatasinya digunakan tenaga mesin berupa penggunaan komputer guna penghematan biaya dan dapat menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu”
Jadi administrasi komputerisasi adalah usaha untuk mendayagunakan semua sumber daya berupa personil maupun materil untuk penyelengaraan suatu tujuan tertentu dengan bantuan perangkat/mesin yang disebut dengan komputer, guna mempercepat, mempermudah dan penghematan biaya dan waktu.
II. Ruang Lingkup Administrasi Sekolah
Kegiatan administrasi sekolah dilakukan oleh Tata Usaha yang berfungsi sebagai administrator yang fungsinya mencatat secara rapi dan teratur, dapat mengetahui keadaan perlengkapan/barang dalam waktu singkat dan mengaitkan kebutuhan barang yang diperlukan. Bila dilihat dari tujuan administrasi, ruang lingkup dan prinsip-prinsip administrasi yang baik maka kegiatan administrasi yang dilakukan dalam upaya pencapaian tujuan pendidikan di sekolah dapat berjalan lancar bila ditunjang oleh sistem administrasi yang baik, sarana memadai, sumber daya manusia siap pakai dan yang paling penting adalah berkesinambungan.
III. Tujuan Administrasi Sekolah
Tujuan administrasi adalah melaksanakan usaha-usaha tertentu agar dapat terlaksana sesuatu usaha dengan tujuan tersebut.
Administrasi sebagai suatu pengumpulan dan penyelesaian masalah operasional yang dihadapi sehari-hari di sekolah meliputi komponen-komponen sebagai berikut:
a. Program Pengajaran
b. Kemuridan
c. Kepegawaian
d. Perlengkapan / barang
e. Keuangan
Dalam pelaksanaan administrasi yang dilakukan dalam upaya pencapaian tujuan pendidikan di sekolah mempunyai tiga prinsip yaitu:
a. Administrasi harus bersifat praktis, dapat dikerjakan dengan mempertimbangkan situasi dan kondisi nyata di sekolah
b. Administrasi harus bersifat sebagai sumber informasi bagi pengembangan pengelolaan pendidikan dan peningkatan proses kegiatan belajar mengajar.
c. Administrasi dilaksanakan melalui suatu sistem dan mekanisme kerja yang menujang pelaksanaan program kegiatan belajar mengajar di sekolah
IV. Kendala Administrasi Di Sekolah
Pengelolaan administrasi tanpa bantuan suatu teknologi akan sangat tidak efisien dan membuang-buang biaya serta waktu percuma hanya untuk mengerjakan suatu pekerjaan sepele. Dengan adanya teknologi khususnya komputer pekerjaan administrasi akan sangat terbantu dan waktu dan biaya pun akan dapat dipergunakan secara efisien.
Namun kendala bagi sekolah yang tidak memiliki sarana penunjang berupa komputer dan sumber daya manusia yang memadai dalam hal penanganan administrasi di sekolah. Karena dengan dua hal tersbut kelancaran administrasi akan berjalan secara efisien.
Ada beberapa faktor kendala penanganan administrasi yang dihadapi sebuah lembaga sekolah dalam hal administrasi komputerisasi:
1. Tidak adanya saran komputer
Komputer merupakan sarana penting yang tidak bisa diganti dengan sarana yang lain. Karena dengan komputer pekerjaan dapat dikerjakan dengan mudah dan cepat. Bisa dibayangkan bagaimana pengolahan administrasi hanya menggunakan mesin TIK jaman dulu. Berapa jumlah waktu dan biaya akan terbuang hanya untuk mengerjakan pembuatan daftar siswa.
2. Tidak adanya sumber daya manusia yang memadai
Sumber daya manusia juga tidak kalah penting dalam hal penanganan administrasi di sebuah lembaga pendidikan, karena tanpa ada seorang operator yang siap pakai dan bisa menggunakan komputer maka mustahil pekerjaan administrasi dapat terselesaikan dengan cepat, tepat dan baik.
3. Tidak sanggupnya sekolah menyediakan komputer
Banyak sekolah yang belum sanggup membeli sebuah komputer dengan alasan dana yang tidak ada. Sehingga untuk menyelesaikan administrasinya sebuah sekolah harus mengeluarkan dana lebih untuk membayar jasa pengetikan ke sebuah rental komputer.
V. Pemecahan Masalah
Setiap masalah pasti ada solusinya, begitupun dengan kendala yang dihadapi oleh sebuah lembaga sekolah dalam hal penanganan administrasi di Tata Usaha, beberapa solusi untuk menyelesaikan permasalahn tersebut diantaranya:
1. Pihak sekolah harus mampu membeli perangkat administrasi terutama komputer beserta pelengkap lainnya
2. Pihak sekolah yang belum mempunyai opeator diharapkan bisa mencari/meminta seseorang untuk dipekerjakan sebagai operator komputer. Apabila ada tapi belum memadai pihak sekolah dapat mengajukan ke instansi lain atau ke dinas untuk meminta diadakannya pelatihan untuk staf tata usaha.
3. Pihak dinas pendidikan diharapkan bisa membimbing dan membina staf tata usaha untuk disipaka menjadi sumber daya manusia yang siap pakai, caranya bisa dengan mengadakan pelatihan-pelatihan atau seminar bagi staf tata usaha.
